Política de tratamiento
de datos personales

01Objeto

ÍKARA INNOVACIÓN Y COCREACIÓN S.A.S., en adelante ÍKARA, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de establecer los criterios y condiciones bajo los cuales recolecta, almacena, usa, consulta, actualiza, circula, transmite, transfiere, conserva y, cuando corresponda, suprime datos personales.

Esta política tiene como finalidad informar a los titulares sobre el tratamiento que ÍKARA realiza de sus datos personales y sobre los derechos que les asisten de conformidad con la legislación colombiana aplicable.

ÍKARA reconoce la importancia de proteger la privacidad y la información personal de sus clientes, potenciales clientes, aliados, proveedores, participantes de actividades, investigadores, usuarios de sus servicios y demás personas con las que tenga relación.

02Marco normativo

La presente política se adopta de conformidad con la normativa colombiana aplicable a la protección de datos personales, especialmente:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, en las disposiciones que reglamentan la protección de datos personales.
• Las demás normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las anteriores.
• Las instrucciones y directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio —SIC— que resulten aplicables.

03Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Para efectos de esta política, ÍKARA actúa como responsable del tratamiento cuando determina las finalidades y los medios del tratamiento de los datos personales.

En aquellos proyectos en los que ÍKARA trate información personal por cuenta de un cliente o de un tercero y bajo sus instrucciones, su calidad podrá corresponder a la de encargado del tratamiento, de acuerdo con las circunstancias y obligaciones contractuales aplicables.

04Alcance

Esta política aplica al tratamiento de datos personales que ÍKARA recolecte a través de sus diferentes canales y medios, incluyendo, entre otros:

• Sitio web y formularios digitales.
• Correo electrónico.
• Comunicaciones telefónicas y otros medios de contacto.
• Reuniones, entrevistas, talleres y actividades presenciales o virtuales.
• Procesos de investigación y análisis.
• Procesos comerciales y contractuales.
• Actividades académicas, de innovación y de formación.
• Documentos, bases de datos y demás fuentes que contengan datos personales y que sean tratados legítimamente por ÍKARA.

05Principios para el tratamiento de datos personales

ÍKARA realizará el tratamiento de datos personales de acuerdo con los principios establecidos en la legislación colombiana, entre ellos:

Legalidad

El tratamiento de los datos personales se realizará de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.

Finalidad

Los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas al titular.

Libertad

El tratamiento se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

Veracidad o calidad

ÍKARA procurará que la información tratada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia

El titular podrá solicitar información sobre la existencia de datos personales que le conciernan y sobre el tratamiento realizado.

Acceso y circulación restringida

El tratamiento y acceso a los datos estarán limitados a las finalidades autorizadas y a las personas que legítimamente deban acceder a ellos.

Seguridad

ÍKARA adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a riesgos como pérdida, adulteración, acceso, uso o divulgación no autorizados.

Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la confidencialidad de la información, incluso después de terminada su relación con ÍKARA, cuando corresponda.

06Datos personales que podemos recolectar

Dependiendo de la relación que el titular tenga con ÍKARA y de las finalidades correspondientes, podremos recolectar, entre otros, los siguientes datos:

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de documento de identificación, cuando sea necesario.
• Organización, empresa o institución a la que pertenece.
• Cargo, profesión u ocupación.
• Correo electrónico.
• Número telefónico.
• Ciudad o ubicación general, cuando sea pertinente para la prestación de un servicio.
• Información relacionada con el proyecto, investigación, actividad o solicitud realizada.
• Información suministrada voluntariamente por el titular mediante formularios, correos electrónicos, reuniones, entrevistas, talleres u otros canales.
• Información necesaria para gestionar relaciones comerciales, contractuales, académicas o de colaboración.

ÍKARA procurará recolectar únicamente los datos que sean adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.

07Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados por ÍKARA para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de información, contacto, asesoría o servicios.
• Gestionar relaciones comerciales con clientes y potenciales clientes.
• Elaborar propuestas, cotizaciones, contratos y demás documentos relacionados con los servicios de ÍKARA.
• Gestionar relaciones con aliados, proveedores, consultores y colaboradores.
• Coordinar reuniones, entrevistas, talleres, actividades de formación, investigación o acompañamiento.
• Gestionar la participación en convocatorias, pilotos, investigaciones, actividades académicas o procesos de innovación.
• Desarrollar y prestar los servicios contratados.
• Realizar procesos de investigación, sistematización, análisis cualitativo, análisis territorial y generación de informes, de acuerdo con las condiciones de cada proyecto.
• Realizar seguimiento a solicitudes, proyectos y relaciones comerciales.
• Enviar información sobre servicios, actividades, contenidos, eventos o novedades de ÍKARA, cuando el titular haya autorizado dicho tratamiento o cuando exista otra base legal que lo permita.
• Gestionar procesos administrativos, contables, financieros y contractuales.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales.
• Gestionar solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.
• Implementar medidas de seguridad de la información.
• Prevenir, detectar y gestionar situaciones que puedan afectar la seguridad de la información o de los servicios.
• Atender requerimientos de autoridades competentes cuando exista obligación legal.
• Desarrollar las demás actividades relacionadas con el objeto social de ÍKARA, siempre que sean compatibles con las finalidades informadas al titular y con la legislación aplicable.

08Tratamiento de información cualitativa y territorial

En el desarrollo de sus actividades, ÍKARA puede recibir y tratar información proveniente de entrevistas, grupos focales, talleres, reuniones, diarios de campo, documentos, registros, fuentes abiertas y otras técnicas o fuentes de investigación.

Esta información puede contener datos personales, incluyendo referencias a personas, organizaciones, comunidades, actores territoriales u otros sujetos identificables.

Cuando ÍKARA sea responsable del tratamiento, utilizará dicha información únicamente para las finalidades autorizadas y aplicables al proyecto correspondiente.

Cuando ÍKARA actúe como encargado del tratamiento por cuenta de un cliente, el tratamiento se realizará conforme a las instrucciones, finalidades y condiciones establecidas contractualmente con dicho responsable.

Cuando sea posible y pertinente, ÍKARA procurará aplicar medidas de minimización, anonimización o seudonimización de la información personal, especialmente cuando los datos no sean necesarios para la presentación de resultados.

ÍKARA reconoce que la información cualitativa puede contener elementos sensibles para las personas y los territorios y, por ello, procurará aplicar medidas de confidencialidad y seguridad acordes con la naturaleza de la información y los riesgos asociados a su tratamiento.

09Uso de tecnología e inteligencia artificial

ÍKARA utiliza herramientas tecnológicas, sistemas de procesamiento de información, inteligencia artificial y otras tecnologías como apoyo a sus procesos de investigación, análisis cualitativo, análisis territorial, gestión de información y prestación de servicios.

El uso de estas herramientas estará orientado por criterios de:

• Seguridad de la información.
• Confidencialidad.
• Minimización de datos.
• Uso responsable de la tecnología.
• Protección de los derechos de los titulares.
• Revisión y criterio profesional.

La utilización de herramientas de inteligencia artificial no implica que ÍKARA delegue en sistemas automatizados la responsabilidad sobre las decisiones profesionales relacionadas con sus servicios.

Cuando sea necesario utilizar proveedores tecnológicos que puedan tener acceso a información personal, ÍKARA procurará establecer las condiciones de tratamiento, confidencialidad y seguridad correspondientes, de acuerdo con la legislación aplicable y con las condiciones contractuales de cada proyecto.

Cuando las características de un proyecto lo requieran, ÍKARA adoptará medidas adicionales para evitar la incorporación innecesaria de datos personales en herramientas tecnológicas de terceros.

10Datos sensibles

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación o afectar sus derechos fundamentales.

ÍKARA evitará recolectar datos sensibles salvo cuando sean necesarios para una finalidad legítima y exista una base jurídica que permita su tratamiento.

Cuando la normativa exija autorización expresa para el tratamiento de datos sensibles, ÍKARA solicitará dicha autorización informando al titular sobre el carácter facultativo de suministrar este tipo de información.

ÍKARA no condicionará la prestación de un servicio al suministro de datos sensibles cuando estos no sean necesarios para la finalidad correspondiente.

11Datos de niños, niñas y adolescentes

ÍKARA evitará el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo en aquellos casos en los que dicho tratamiento esté permitido por la legislación colombiana y se respeten las condiciones y garantías establecidas para su protección.

Cuando excepcionalmente resulte necesario tratar este tipo de información, ÍKARA adoptará las medidas correspondientes para proteger los derechos fundamentales de los menores y atender las disposiciones legales aplicables.

12Autorización para el tratamiento

Cuando la legislación lo requiera, ÍKARA solicitará al titular autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales.

La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro medio que permita demostrar razonablemente que el titular otorgó su consentimiento.

La autorización informará, de manera clara, las finalidades para las cuales serán tratados los datos personales.

El titular podrá abstenerse de suministrar información cuando esta no sea necesaria o cuando su suministro sea facultativo.

En los casos previstos por la ley en los que no sea necesaria la autorización del titular, ÍKARA realizará el tratamiento con fundamento en la correspondiente excepción legal.

13Derechos de los titulares

De conformidad con la legislación colombiana, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando ésta sea exigible.
• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Solicitar información sobre los datos personales que sean objeto de tratamiento.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a las normas de protección de datos personales, una vez agotado el trámite correspondiente ante ÍKARA cuando sea exigible.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Los demás derechos reconocidos por la legislación colombiana aplicable.

14Procedimiento para ejercer los derechos

Los titulares, sus representantes, causahabientes o las personas debidamente autorizadas podrán presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con sus datos personales a través de los correos electrónicos:

contacto@ikaraterritorial.co
direccion@ikaraterritorial.co

La solicitud deberá contener, como mínimo:

• Nombre e identificación del titular.
• Descripción clara de la solicitud.
• Datos de contacto para recibir respuesta.
• Documentos que se consideren pertinentes para sustentar la solicitud, cuando corresponda.

Cuando la solicitud sea presentada por una persona diferente al titular, deberá acreditar la calidad en la que actúa.

ÍKARA atenderá las consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

15Consultas

Los titulares que deseen conocer qué información personal de ellos se encuentra almacenada o tratada por ÍKARA podrán presentar una consulta a través de los correos electrónicos establecidos en esta política.

ÍKARA verificará la identidad del solicitante y suministrará la información correspondiente de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en la legislación aplicable.

16Reclamos

El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un posible incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, podrá presentar un reclamo ante ÍKARA.

El reclamo será gestionado de acuerdo con los términos establecidos por la legislación colombiana.

Cuando corresponda, ÍKARA solicitará al titular complementar la información necesaria para atender adecuadamente la solicitud.

17Transmisión y transferencia de datos

ÍKARA podrá realizar transmisión o transferencia de datos personales a terceros cuando sea necesario para el desarrollo de sus actividades, la prestación de servicios, el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales o la ejecución de un proyecto.

Cuando corresponda, ÍKARA adoptará las medidas contractuales, técnicas y administrativas necesarias para garantizar la protección de los datos personales.

Cuando se utilicen proveedores tecnológicos ubicados fuera de Colombia, se atenderán las condiciones y requisitos establecidos por la legislación colombiana aplicable para la transferencia o transmisión internacional de datos personales.

18Encargados del tratamiento

ÍKARA podrá contratar terceros que actúen como encargados del tratamiento cuando sea necesario para la prestación de servicios administrativos, tecnológicos, contables, operativos, de investigación o de apoyo a sus actividades.

Cuando corresponda, ÍKARA establecerá contractualmente las condiciones y obligaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales, incluyendo las relacionadas con confidencialidad, seguridad, finalidad y uso autorizado de la información.

Los encargados únicamente podrán tratar los datos personales de acuerdo con las instrucciones y finalidades autorizadas.

19Seguridad de la información

ÍKARA adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales frente a pérdida, destrucción, adulteración, acceso, consulta, uso o divulgación no autorizados.

El acceso a la información estará limitado de acuerdo con las funciones y responsabilidades de las personas que intervengan en su tratamiento.

ÍKARA procurará implementar medidas de seguridad acordes con la naturaleza de la información, el tipo de tratamiento realizado y los riesgos asociados.

20Confidencialidad

Las personas que tengan acceso a datos personales en desarrollo de sus actividades con ÍKARA deberán mantener la confidencialidad de la información a la que tengan acceso.

Esta obligación continuará incluso después de terminada la relación laboral, contractual, comercial o profesional, cuando corresponda.

21Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, mientras exista una relación con el titular o mientras exista una obligación legal, contractual, administrativa o probatoria que justifique su conservación.

Una vez cumplidas las finalidades correspondientes y cuando no exista una obligación que justifique su conservación, ÍKARA podrá proceder a su eliminación, anonimización o tratamiento conforme a las disposiciones aplicables.

22Cookies y tecnologías similares

El sitio web de ÍKARA podrá utilizar cookies u otras tecnologías similares para facilitar su funcionamiento, mejorar la experiencia de navegación, obtener información estadística o comprender el uso de determinadas funcionalidades.

Cuando corresponda, el usuario podrá configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar cookies.

Si en el futuro ÍKARA implementa herramientas de terceros que utilicen cookies para finalidades adicionales, se actualizará la información correspondiente y, cuando sea necesario, se solicitarán las autorizaciones requeridas.

23Vigencia de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de septiembre de 2026 y permanecerá vigente mientras ÍKARA realice actividades que impliquen el tratamiento de datos personales.

ÍKARA podrá actualizar esta política cuando sea necesario para incorporar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, organizacionales o relacionados con sus actividades.

La versión vigente estará disponible para consulta permanente a través de los canales digitales de ÍKARA.

24Modificaciones a la política

Cuando se realicen cambios sustanciales a la presente política que puedan afectar las finalidades del tratamiento o las condiciones aplicables a los titulares, ÍKARA informará dichos cambios a través de los medios disponibles y, cuando corresponda, solicitará las autorizaciones necesarias.

La fecha de actualización será indicada al inicio del documento.

25Contacto

Para consultas, solicitudes, reclamos o cualquier inquietud relacionada con el tratamiento de datos personales, los titulares podrán comunicarse con: